案例事实

审计发现，在XX单位实验动物生产供应和动物实验对外服务等业务的制度规定中确立的对有关业务接洽、签约、收费、采购、记录、实施、结算等不相同职务集中由科长、副科长等少数人员操作，导致相应资源的使用和流向由少数人掌控，缺少必要的制约。

例如《XX单位岗位职责》中的《XX供销人员岗位职责》与《开票人员岗位职责》的规定条款内容完全重叠，只是列示顺序略有变动而已。在这两项制度中规定的岗位指责为：实验动物供销人员或开票人员既是实验动物、饲料、垫料等实物的销售员，又承担收取校内转账支票本、开发货单、开财务发票等工作，并承担发货记录、销售统计表的工作，同时，还是饲料、垫料的仓库管理员和仓库账记录员等多项不相容职务。

再如，《XX实验室工作流程图》列示的作为责任人的科长、副科长的工作内容为：接治课题、签订协议及实验经费预算、收取钱款、开发货单、外购动物、动物入库验收、实施实验、实验结算等工作环节。该流程图中显示的“财务结账”环节责任人为财务人员，但是在《财会统计人员岗位职责》中并未见有相关的具体规定。因此，科长、副科长实际承担的岗位职责，已包揽了整个实验业务中的所有不相容职务。

案例处理

要求XX单位在规定时间内重新制定相关管理制度，确保不相容岗位相互分离。

处理依据

《行政事业单位内部控制规范》第十二条“……(一)不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，实施相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制”。

案例评析

各单位(部门)对于重要经济业务活动应当制定相关的管理制度进行规范，但制定的管理制度本身应符合内部控制的基本要求。在内部控制的各项手段中，不相容职务分离控制是控制措施中首要和重大的控制措施，对发挥控制作用和实现内部控制目标起着决定性作用。

不相容职务是指由一个人担任极可能发生错误或舞弊行为又可能掩盖其错误或舞弊行为的岗位，对不相容的职务如果不实行相互分离的措施就容易发生舞弊。如本例，该单位众多不相容职务未能相分离，存在着极大的舞弊风险，事实上，对该单位进行审计后，相关人员也确因涉嫌腐败而受到相关司法部门的调查。

因此，各单位（部门）必须按照不能由同一个人完成两项不相容作业、不能由同一个岗位同时履行两项不相容职责、不能由同一个部门同时负责两个不相容岗位的不相容职务分离要求，同时，遵循全面性、重要性、制衡性等原则，科学界定和设置岗位，确保不相容职务相互分离。

一般情况下，单位(部门)的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行，就能够保证不相容职务的分离，从而便于内部控制作用的发挥。概括而言，在单位（部门）内部应加以分离的主要不相容职务有:

(1)授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。

(2)执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离，如填写发票的人员不能兼任审核人员。

(3)执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作。

(4)保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离，不能兼任。

(5)保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离。

(6)记录明细账和记录总账的职务要分离。

(7)登记日记账和登记总账的职务要分离。

文章来源

复旦大学审计处：《经济责任审计知识读本》，复旦大学出版社，2019年