部处内控建设的思考与实践：以采招办为例

王林军

高校采购工作系统性强、规范性要求高、涉及部门众多、采购执行要求紧，也是廉政风险防控的重点领域。因此，构建针对学校招标采购工作的内部控制体系是防范高校内部经济运行风险、提升内部治理水平的重要举措。

基于此，2019年11月，上海大学整合相关部门的采购职能，成立了采购与招标管理办公室（以下简称“采招办”）。采招办成立后，积极推进机构建设、采购业务制度编制、业务流程梳理、风险识别、信息化建设等工作。在制度编制方面，《上海大学采购管理办法（试行）》已于2020年5月发文实施，与采购管理相关的其他规范文件也在逐步的编制和完善中；在流程梳理方面，初步完成了“工程类业务流程”、“设备类业务流程”、“服务、材料类业务流程”、“图书类业务流程”、“家具类业务流程”等。在信息化建设方面，推出了以采购过程管理系统为主体、以“上大慧采”、“上大乐采”、“上大迅采”为特色平台的快速高效的采购机制和模式，完成业务流程从线下到线上的迁移，实现采购全流程公开、透明、可追溯，提高采购效率和师生体验度，降低采购廉政风险。上述一系列措施在控制采招风险、提升采招效率、降低采招成本等方面，已取得了明显的成效。

2020年5月21日，上海大学内控体系建设启动会召开，在校审计处、财务处、党政办、信息办的牵头下，采招办按照内控建设的“五位一体”建设要求，高度重视部门内控建设工作，正视采购内控薄弱环节。采招办通过与校内各部门会商、专业机构咨询访谈与对接、校内外专家论证等多种机制和方式，进一步优化目前拟定的制度，梳理采购风险，持续推进信息化建设，夯实采购基础。

一、党建指引，理念先行

采招办结合“四史”学习教育，重点推进采购内控、采购能力、廉政文化建设，学习教育中切实形成以“四史”学习教育解决实际问题、推动实际工作的标志性成果。提出以“智能采·上大招”为理念，“采购新基建、采购出绩效、采购严内控”为目标，以“上善若水，大公无私”为核心价值，积极营造风清气正的采购环境，不断开创采购内控建设新局面。

二、采购严内控

1、落实采购主体责任

通过领导机构、业务归口管理部门、执行机构、各使用部门的相互配合和制约，在准确划分各机构职责的基础上以管理流程的方式实施有效的内部控制，从而明晰和落实采购各方主体责任，完善内控监督机制，安全规范地保证管理目标的实现。

在组织架构设计和建设中，确保决策、执行和监督相互分离，不相容岗位相互分离，业务集中归口管理，形成制衡。

2、建立全方位工作机制

有三重一大事项会议制；专项工作会商制：质疑投诉处理等；部门间定期工作例会制：各关联部门协商机制；部门间柔性工作机制：互派人员，提升专业服务水平。

3、搭建全过程业务流程

多部门协作对从计划提出、预算编制、立项论证，到细化需求、制定标书、组织采购，再到项目验收全过程进行有效控制。有效防控资金执行风险，逐步实现预算制定、采购执行、验收履约、使用过程的闭环控制。

事前控制：重点由立项管理部门和财务部门对采购预算和采购计划进行控制；

事中控制：重点由实施归口管理部门、采购组织部门对采购关键过程进行有效管控；

事后控制：重点由实施归口管理部门、采购组织部门和法律部门对合同文本和履约验收等进行审查。

4、完善全覆盖采购制度体系

修订并优化全覆盖、多层级的规范性制度文件，制定招标采购权力运行和风险防控手册、工作指引、流程图和工作用表等规范性文本。

三、采购新基建

1、加强信息化平台建设

采招办依托学校数据治理顶层设计，围绕内控建设目标，全面推动采购信息系统可视化、智能化、协同化建设，优化快速采购系统功能，打造阳光采购信息化体系。目前基本完成全流程采购管理信息平台的建设，集多种采购类别、多种采购方式（上大慧采、上大乐采、上大迅采）为一体，建设供应商和评审专家资源库，构成学校资产管理系统的重要一环。形成对于采购组织过程和采购参与各方的长期、可追溯的有效监督，促进采购工作公开、公平、公正实施。

2、配套建设硬件设施

融合音视频系统、视频会议系统、多媒体控制系统、监控系统等信息技术手段，构建统一标准、操作规范、公平竞争、透明高效的招标采购硬件保障体系，有效规范招标流程，同时让教师不用奔波于校外招标代理机构。

四、采购出绩效

1、加强采购绩效评价

政府采购的目标之一就是提高政府采购资金的使用效益，更好地为教学、 科研服务。如果采购的效果未达到预期目标，其实质上也是一种变相的资金浪费和资产损失。因此，采招办积极进行绩效评价和最终用户满意度调查，逐步探索并推广采购项目绩效管理，设定采购项目绩效评价指标体系，明确采购项目绩效评价程序；自行或委托第三方专业机构对采购项目实施绩效评价，并进行评价结果公开与应用。

2、推进院系采购治理

采购工作是资产全流程管理链条上的一环，需要各部门联动，推进预算编制与执行精细配合。我们在二级单位设置“采购管家”，选择热爱和熟悉采购管理工作并具有采购监督管理工作经验的在编在岗职工，参与采购工作的对接联络、信息反馈、宣讲培训等，有效推进采购政策和采购计划的落地执行。

五、对一流内控体系建设的思考

目前学校正处于高质量发展的关键时期，基础设施建设和仪器设备装备等大平台的采购规模不断增大，诸多科创中心、交叉平台、科研高地等大平台和学科建设的推进对采购机制、管理创新、专业服务、信息化等内控建设提出了更高的要求，如何借助内控建设有效提高采购管理和服务水平，形成与一流大学发展要求相适应的采购管理机制，对接服务学校战略发展是我们面临的重大课题。

从政府采购“放管服”的落实到“互联网+政府采购”的推进，再到“智能+”的部署，机遇和挑战并存。采招办要深刻理解学校“全国一流，上大特色”内控建设释放的信号，研究新任务、制定新目标、抓住新机遇，以科学合理的制度建设和内控体系设计，并且与信息化智能技术深度融合，才能实现高校采购的科学、有效管理，高效服务学校各项事业的发展。