建立合理的内部控制管理制度,既能满足学院审计的需要、法律法规的要求,又能满足学院自身管理的需求。作为一家中外合作办学机构,悉尼工商学院每年需聘请第三方审计机构出具审计报告。审计报告为悉尼工商学院领导层提供了决策依据,而构建良好运行的内部控制体系是满足审计需要的必备条件,完善的制度方案和控制措施是推进学院中外合作办学规范化的重要保证。同时,构建有效的内部控制体系更能满足学院自身管理和发展的需求,保证学院顺利实现控制目标,防范和控制经济活动的风险,提高管理效率,实现自我检查、自我调整、自我制约。
悉尼工商学院自成立起就对内部控制尤为重视,用制度管人,制度管事。2018年,学院正式发布《悉尼工商学院内控管理手册》(V1.0),分为决策层面、单位层面以及业务层面进行展开,作为制定、执行、评价及检验悉尼工商学院内部控制管理的依据,将内控管理深入到每位教职工,保证学院经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整、有效防范舞弊和预防腐败、提高各项事业运行的效率与效果。随着内控制度的不断更新变化,悉尼工商学院每年发布一次最新版的内控管理手册,在学年开始发放给每位教职工,保证整个学院有序有力有效地遵守并执行内控制度。
一、学院内控管理建设的原则
悉尼工商学院建立和实施内部控制遵循全面性、重要性、制衡性和实用性的原则。
作为学院重要管理工具的内部控制是一项全局性的工作,与学院的每一个部门、每一个岗位的工作密切相关。随着管理要求的提高和外部环境的变化,悉尼工商学院将持续优化内部控制工作,建立与本学院发展目标相适应的组织架构和责任体系,全面满足内部控制建设的要求,推进精细化、规范化管理,提升管理的效率和效果,以促进学院在国际化进程中健康稳健发展。
二、内部控制岗责体系
部门组织架构分为归口部门和控制岗位。院长办公室为学院经费报销的归口管理部门,保障部为资产管理、维修工程等业务的归口管理部门。控制岗位是指办公室(预算管理岗位、经济合同管理岗位、财务审核岗位、会计核算岗位、出纳岗位、办公室财务负责人、办公室主要负责人及学院分管领导),保障部(采购管理岗位、资产管理岗位)、财务工作委员会(审核预算)。
在悉尼工商学院岗责体系的内部控制过程中,既要综合考虑到不同机构、岗位的合理设置,同时也要考虑到各岗位职责权限的合理划分,将不相容职务相互分离原则始终贯穿于内部控制过程,充分体现“不相容岗位相互分离”的控制要求,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。
(1)预算管理各环节的不相容职务岗位:预算编制(含预算调整)与预算审批职务分离;预算批复和预算执行职务分离;预算执行与分析评价职务分离。
(2)收入业务各环节的不相容职务岗位:收入预算的编制和批准岗位分离;票据的使用与保管岗位分离;收入征收与减免审批岗位分离。
(3)支出业务各环节的不相容职务岗位:支出标准、预算的编制与审批岗位分离;支出的执行与审批岗位分离;支出的执行与相关会计记录岗位分离。
(4)政府采购业务各环节的不相容职务岗位:政府采购预算的编制和审定岗位分离;政府采购需求制定与内部审批岗位分离;招标文件准备与复核岗位分离;采购合同的订立与审核岗位分离;合同签订与验收岗位分离;验收与保管岗位分离;审批与付款执行岗位分离;采购执行与监督检查岗位分离;采购、验收与相关记录岗位分离。
(5)货币资金业务的不相容职务岗位:货币支付的审批和执行岗位分离;货币资金的保管和收支账目的会计核算岗位分离;货币资金的保管和盘点清查岗位分离。
(6)固定资产的不相容职务岗位:固定资产购置(投资)预算的编制、请购与审批岗位,审批与执行岗位分离;固定资产采购、验收与款项支付岗位分离;固定资产处置的申请与审批岗位、审批与执行岗位分离;固定资产的取得、保管及处置业务的执行与相关会计记录岗位分离。
(7)合同管理业务的不相容职务岗位:合同的拟定与审核岗位分离;合同的审核与审批岗位分离;合同的审批与订立岗位分离;合同的执行与监督岗位分离。
三、单位层面内部控制
组织架构是学院开展内部控制工作的基础,负责对业务活动进行规划、执行、控制和监督。组织架构分为两个层级,一是决策层,主要是学院的党政领导及决策层的议事机构;二是业务层,主要是学院的职能部门。决策层要负责制定学院的重大经济事项;业务层是执行决策层制定的各项决策,在本部门的职责范围内开展工作。悉尼工商学院的负责人是内部控制工作的主要责任人,要对悉尼工商学院的内部控制体系的建立、运行有效负责。党委书记是悉尼工商学院内部控制工作的第一责任人。悉尼工商学院单位层面内部控制组织架构如下:
四、业务层面内部控制
业务层面内部控制主要对悉尼工商学院现行制度进行梳理,分成行政管理、合同管理、人事管理、人员考核与津贴管理、奖学金评审管理、固定资产管理、报销管理、捐赠基金管理八大类。内控管理手册的附注中加入了各类事项所需的表格,便于悉尼工商学院教职工查询使用。
(1)行政管理:悉尼工商学院的行政管理主要在合作办学协议及章程的规定定下开展,除此之外,悉尼工商学院还制定了党政联席会议制度、学术委员会章程、预算管理办法、“三重一大”事项决策实施细则等,保证悉尼工商学院各项重大事项的规范开展。
(2)合同管理:对外合同协议管理办法、关于悉尼工商学院公章使用的规定。
(3)人事管理:新进人员报到流程、请假及考勤管理、调出及辞职、离退休手续办理。
(4)人员考核与津贴管理:绩效考核方案、学院教师分类考核管理办法、行政人员工作考核方案、联聘教师岗位工作量考核管理办法、文荟学者工作量考核管理办法、本科生人员津贴及工作量计算标准、研究生管理部人员津贴及工作量计算标准、国际留学生授课工作量调整与激励计划、其他人员津贴支付。
(5)招生管理:自主招生考试流程及管理办法、自主招生命题、考务、阅卷及录取办法、研究生招生工作管理办法、研究生复试工作办法等。
(6)奖学金评审管理:本科生奖学金评审细则、Pathway奖学金评审条例、研究生奖学金评审细则、留学生奖学金评审办法。
(7)固定资产管理:固定资产管理办法、关于专业教师手提式电脑的使用规定、易耗品申领管理方法。
(8)报销管理:国内差旅费管理办法、国内公务接待管理办法、外事接待管理办法、关于规范使用公务卡结算的说明、关于增值税电子发票报销事项的通知、私车公用补贴规定及审核单、有关学科、科研及课程建设专项经费报销管理办法。
(9)捐赠基金管理:慈善基金使用管理办法、校友基金管理办法、校友基金接受捐赠管理办法、校友基金捐赠项目管理办法、校友会项下奖教金、奖学金评审管理。
五、全面预算管理体系建设
学院的预算反映学院的事业发展规模和目标。成立之初,悉尼工商学院便在核算方面进行预算控制。学院领导是预算的决策层,作出预算政策,审批年度预算草案、年度预算调整方案及年度财务决算。2009年,悉尼工商学院出台《预算管理制度》,每年12月,各部门负责人应根据下一年度工作计划编制预算,在12月31日前提交本学院。院财务室根据本年度的财务运行情况和下一年度的收入情况进行调整,经汇总后制定本学院的预算建议方案,由党政联席会议讨论通过,经联合管理委员会批准同意后方可执行。财务人员按规定的程序和时间编制年度预算计划;根据收入情况统筹安排各项支出;审查各项开支有否预算,是否符合相关法规和制度;对预算执行过程进行定期检查和分析;财政年度结束时按各部门的预算执行情况编制成年度预算执行报告。2010年,悉尼工商学院的SAP财务管理系统正式上线,可供财务人员查询实时的预算汇总级与明细级执行情况,并作出具体分析,做到预算管理的全面性、科学性,保证本学院经费的正常运行。同年,悉尼工商学院正式启用“预算信息平台”系统。各项目负责人可在预算信息平台查询所负责项目的预算代码、当年预算、当年支出明细以及可用余额,项目负责人也可授权学院其他教职工查看项目的预算情况,以实时掌握所负责项目的预算执行情况。
依据新的政府会计制度,悉尼工商学院财务室预计在2019年正式上线全新的预算管理系统,现在在试运行阶段。该系统可由项目或部门负责人直接上传预算的需求、明细及相关材料,统计的预算内容更加详尽。新预算系统分为日常运行经费和功能维持性项目经费两大类内容。日常运行经费现分为近20项内容,包含校内人员薪酬、外聘教师劳务费、教学场地费、本科生教学费用、研究生培养费、差旅费、公务接待费等;功能维持性项目经费主要是指后勤服务与基础修缮项目的经费。每一明细内容对应经济科目、科目编号,负责人需填写科目说明、数量、单价、金额、资金来源,将明细材料作为附件上传,并填写项目执行的政策或文件及预算编制依据、具体实施的与预算相对应的工作内容、项目基础条件及前期工作、含工作进度、资金执行进度的项目执行计划、项目保障措施、投入情况、项目申请理由等。负责人填报完毕后,由院领导对上传的预算内容进行批复。新预算系统对学院所有的预算项目进行整合归纳,并采用先进的财务系统作为支撑,便于项目负责人进行查询、财务人员进行管理、学院领导进行监督。
六、对一流内控体系建设的实践与思考
自2020年5月21日我校内控体系建设启动会以来,悉尼工商学院领导班子高度重视学院内控制度的建设和实施。在学院党委书记的牵头下,悉尼工商学院将内控制度建设列为2020年党风廉政建设主体责任项目,成立了内控制度专项建设小组,参照学校内控体系建设的相关要求,查缺补漏,重新梳理了学院的内控手册,并于8月底完成了《悉尼工商学院内控手册(2020)》版。同时,悉尼工商学院联系海天公司针对全面预算管理制度和相关的内控制度进行管理信息系统的开发,利用信息化手段进一步保障内控制度的有效执行。目前已经开发完成学院的人事及绩效工资管理、教师工作量考核以及行政人员考核系统。下半年将进一步完成全面预算管理信息系统以及资产管理系统的开发。